10 съвета как да намалите разходите за печат и потреблението на хартия в училищата

В настоящия момент от икономическа гледна точка всички училища се стремят да намерят начини да спестяват, без да бъдат застрашени образователните стандарти. Материалните ресурси естествено са първото място, където се търсят възможности за спестяване на пари. За едно училище годишно се използват до 1 милион листа хартия (копирането не е включено). Как да предотвратите това?Ще Ви представим 10 начина как да решите този проблем!




1) Избирайте икономичен принтер

Лесно е да изберете принтер въз основа на твърденията на производителите за скорост и качество, но ако искате да намалите разходите, трябва да вземете предвид и други функции. Първо трябва да проучите колко скъпа е подмяната на мастилените касети и дали са налични версии с голям капацитет. Стандартните касети може да струват по-малко, когато става въпрос за първоначалните разходи. Но касетите с висок капацитет ви позволяват да отпечатате повече страници и за училища, където ежедневно ще се изисква голямо количество печат, касетите с голям капацитет могат да бъдат и с около 30% по-евтини. Трябва ли да е цветен, или е достатъчен черно-бял принтер? Те не само са по-евтини за закупуване, но също така ще ви спестят пари, когато става въпрос за смяна на мастилените касети. Освен това, колко енергийно ефективен е принтерът? Принтер с по-ниска консумация на енергия ще спести на вашето училище пари от сметките за електроенергия. 

Още съвети относно избора на правилния принтер за вашите нужди от печат можете да намерите в нашата статия - Как най-добре да изберете принтер за дома и офиса?

2) Сравнете качеството на хартията с качеството на документа

Здравите, висококачествени хартии за мастиленоструйни и лазерни принтери са чудесни, когато трябва да направите впечатление, но ежедневната им употреба не е рентабилна. Хартията се предлага в различни качества, обикновено от 60 g/m2 до 160 g/m2. Въпреки че хартията с грамаж 60 g/m2 няма да осигури резултати със същата чистота като хартии от по-висок клас, тя е напълно достатъчна за повечето ежедневни разпечатки в училищата, а закупуването ѝ е много по-евтино. От изследователска гледна точка е по-изгодно да преминете към 60 g/m2 вместо 100 g/m2 за ежедневна употреба, което може да ви спести 47 % от разходите за хартия. 

3) Настройки за достъп до печат

Настройването на отделни потребителски профили на училищния компютър е чудесна идея, ако искате да спестите пари. Тъй като всеки учител и ученик ще трябва да влезе самостоятелно, администраторите ще могат да идентифицират основните виновници, които печатат твърде бързо! В днешно време много от софтуера за управление, който училищата използват, също така позволява да се ограничи количеството, което дадено лице или група може да отпечата. Повишаването на осведомеността, че не са налични неограничени ресурси за печат, ще намали разхищението, тъй като всички потребители ще проверяват внимателно документите си за грешки преди печат. Учителите могат също да следят печатната активност на учениците, като разрешават или забраняват достъпа до принтера за определени класове или отделни лица.

4) Винаги първо проверявайте визуализацията за печат

Визуализацията за печат е ефективен и често неизползван инструмент за спестяване на пари. Показва ви как точно ще изглежда документът, когато бъде отпечатан, което улеснява избора само на частите, които трябва да отпечатате, а не на целия документ, ако наистина не ви е необходим. Например, ако отпечатвате изходен материал директно от уеб страница, това ще ви позволи да проверите дали ще отпечатате празни страници, в края на които ще има само уеб адрес! Позволява също така да определите дали наистина се нуждаете от цвят в печатната версия, или ще бъде достатъчна черно-бяла.

5) Обмисляне на дигитален предпечат

С днешния напредък в дигиталните технологии потреблението на хартия не е такова, каквото беше в миналото. Насърчаването на студентите да преминат към цифрови медии може значително да намали потреблението на хартия и разходите за печат. Сред начините да се постигне това са:

• Позволете на учениците да изпращат своите съобщения и задачи по имейл, вместо да ги предават на хартия. Учителите след това могат да го отбележат онлайн и да го изпратят обратно по имейл, за да се елиминира напълно необходимостта от печат
• Новите технологии, като например облачното съхранение, могат да бъдат чудесно решение, особено за групови проекти, тъй като позволяват съхраняване и споделяне на документи между множество потребители онлайн. Всички потребители с разрешение след това могат да редактират документи на своите компютри, без да е необходимо използването на хартия

6) Печатайте двустранно

Почти всички днешни принтери имат настройка Duplex, която позволява печат от двете страни на хартията. Въпреки че това няма да е подходящо за всички документи, като например писма, за ежедневен печат в класната стая това е лесен и ефективен начин да спестите пари, защото ако се използва за повечето документи, може да намали разходите ви за хартия с почти 50 %. Задаването на двустранен печат като настройка по подразбиране за всички принтери е лесно, няма да отнеме много време и може да спести на вашето училище много пари. Струва си също така да се спести хартия, която преди е била отпечатана от едната страна и вече не е необходима, защото обратната страна може да се използва като хартия за писма.

7) Отпечатвайте повече страници на един лист

Повечето софтуерни пакети, включително Microsoft Word и Adobe Acrobat, имат настройка, която позволява да се поставят две или дори четири страници текст върху един лист хартия. Активирането на тази настройка може да удвои спестяването при печат или дори повече, като текстът ще остане четим. Ако в клас използвате много слайдове от приложението PowerPoint и ги отпечатвате като материали за учениците, изберете опцията - искам да печатам като раздатъчни материали вместо слайдове. Това автоматично ще отпечата шест кадъра на страница вместо един. Тази проста промяна в комбинация с двустранен печат може да доведе до спестяване на потреблението на хартия с до 92%.

8) Намалете размера на шрифта

Намаляването на размера на шрифта, който използвате за документи, е много лесен начин да спестите училищните си пари, защото естествено, колкото по-малък е шрифтът, толкова по-малко хартия и мастило ще се изразходват. Преминаването от дванадесетпунктов шрифт към десетпунктов води до изненадваща разлика, като същевременно остава напълно четим. Също така си струва да обмислите какъв шрифт използвате по подразбиране. Някои шрифтове поради своята дебелина изразходват повече мастило и хартия от други. Най-икономичният шрифт е Times New Roman, който средно произвежда с 44 % повече разпечатки от мастилената касета, отколкото Verdana. Century Gothic също се представи добре, използва по-малко мастило от Times New Roman, но широките му букви означават, че използва повече хартия, така че като цяло Times New Roman беше най-добрият избор.


9) Печат в режим на чернова

Настройването на принтера в режим „чернова“ като настройка по подразбиране значително ще намали разхода на мастило, без съществено да се влоши видът на основните документи. Автоматично намалява разделителната способност, с която отпечатва документи, до 300 dpi, което е напълно достатъчно за ежедневен печат в класната стая. Името се различава при отделните производители – може да се нарича „Икономия на тонер“ или „Икономия“, но обикновено ще го намерите в раздел „Хартия/Качество“ в секцията „Свойства“ в настройките на принтера. Още един бонус при отпечатването на концепцията е, че то може също така да увеличи скоростта на печат!


10) Печатайте черно-бяло

Наистина ли е необходимо документът ви да бъде отпечатан цветно, или черно-бялото е достатъчно? Цветният печат може да струва до 10 пъти повече от черно-белия, защото цветните касети са по-скъпи от черните. Ако искате да спестите максимално количество пари, струва си да настроите принтера така, че да печата всичко черно-бяло.


Дениса от CDRmarket.